文書と情報の定義

文書（Document）の定義は、情報が何らかの媒体に文書化・記録化されたもので、しかもその媒体の種類を問わないという内容になっています。情報を文書化したものということですから、まずはここで情報そのものの意味を理解しておく必要があるでしょう。 辞書的な意味の「情報」（Information）は、1）ある事柄についての知らせ、2）判断を下したり行動を起こしたりするために必要な、種々の媒体を介しての知識、3）システムが働くための指令や信号（岩波書店：広辞苑第七版）と定義されています。このように情報とは、正に判断、つまり意思決定をして行動を起こすためのものであることが分ります。情報を収集しても活用しなければ意味がありません。また情報なくしてはタイムリーに正しい行動を起こすことはできないのです。

「種々の媒体を介しての知識」であるという点に注目してみましょう。「媒体」とは、「媒介するもの。伝達の媒介となる手段。メディア」のことを指します（岩波書店：広辞苑第七版）。例えば、その一つである記憶媒体はアナログからデジタルまで様々な種類へと広がりを見せています。 紙が記憶媒体の主役の時代が長く続きましたが、20世紀に入り、紙の他にも映画やマイクロフィルムなどのフィルム類、オーディオやビデオのテープ類など、様々なアナログ媒体が使われてきました。しかし、近年は、コンピューターの普及と共に、多様なデジタル媒体が次々と開発され、そのウエイトが急速に高まっているのはご承知の通りです。
このように様々な記憶媒体の上に登載されている情報を「文書」と呼びます。

「情報」は「種々の媒体を介しての知識」ということですので、前述のように記憶媒体に収められたものだけではなく、ヒトとヒトとの会話やテレビの映像のように、瞬時に消えてしまう情報、つまり記憶媒体に収められていないものも含まれます。
「文書は情報から成り立っている」と理解できます。

文書に求められる役割は様々

前述のように「文書」とは、「様々な記憶媒体の上に登載されている情報」のことです。文書は様々な役割を持ち、また、その文書が求められる役割によって、文書の形態や文書の管理に求められる要件も変わります。

契約書や合意書のような文書には、それらの文書が作成されて以降、修正などが行われず完全な形で保全されることが求められます。
紙媒体で文書が作成される場合には、承認・承諾されたことの証となる押印が行われますが、押印という行為は、その印鑑を持つ本人が確かにその文書を作成したという証明になるものです。契約等の種類によって、「行政機関等に届出ているという証明書付きの実印」を使う場合もあれば、容易に手に入る「認め印」で事足りる場合もあります。電子文書の場合にも同様に、複製ではなく本人が作成し、以後改ざんされていない原本であることを保証するという「原本性保証」という考え方があります。電子文書においては電子署名とタイムスタンプを組み合わせることにより、本人が作成し以後改ざんされていないことを証明できます（JIPDECによる用語説明より引用 https://www.jipdec.or.jp/ ）。
紙文書から電子文書へ、技術革新によって記憶媒体は変わっても、これらの文書が持つ役割は変わりません。

また、規程・規則やマニュアルなどの文書の場合には、その文書が対象とする範囲と記載された情報が有効であることが求められます。これらの文書は、必要に応じて修正されますので、「作成後の完全な形での保全」は求められません。文書を作成後、適切な手続きのもと、権限を持つ者によって修正されたという履歴を残し、版数管理を行うことにより文書の有効性を担保します。

上記以外にも、広報・営業に使われる資料など、主に複製物が活用される文書もあります。こうした文書の場合には、在庫管理が求められます。

まとめ

文書は様々な役割を持ち、それぞれの役割に応じた取り扱いが必要になります。
次回は、文書をより深く理解し、正確に定義するために文書の法的概念について見ていきます。

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