文書の法的概念

文書の法的な定義は、1978年（昭和53年）大阪高裁判決の「文書とは、文字その他の記号を使用して人間の思想、判断、認識、感情などの思想的意味を可視的状態に表示した有形物をいう」が有名です。

文字とは、日本語に限らず外国語やその他の記号、速記、暗号、点字なども含みます。有形物のため紙に限らず、石、木片、布地、皮革、金属、プラスチックなど何でも良いですが、思想的意味を可視的状態に表示する図面、写真、電磁的記録は文書とはいえません。
その代わり、民事訴訟法231条ではこれら文書に準ずる物件への準用につき「この節の規定は、図面、写真、録音テープ、ビデオテープ、その他の情報を表すために作成された物件で文書でないものについて準用する」と規定しています。

また、電磁的記録は、もともとは1987年（昭和62年）に改正された刑法第7条の2に取り入れられた電子文書の概念で「電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう」と規定されています。
従って、コンピューターで作成及び処理される電子情報の記録を始め、コンピューター用のプログラムや電子メールの記録はこれに該当しますが、録音や録画用の磁気テープなどは含まれていませんでした。
しかし、その後にできた情報公開法や公文書管理法の行政文書の定義における電磁的記録には「電子計算機による情報処理の用に供されるもの」という文言が外されているので、現在では電磁的記録の範囲が拡がり、録音や録画用の磁気テープなども含まれることになります。

公文書管理法では「文書」という用語は直接定義されていませんが、同法第2条第4項の「行政文書」の定義の中で「文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。））」と表現されています。

原本、謄本、正本、抄本の違い

原本（げんぽん）

一定の事項を表示するために確定的なものとして作成された文書のことで、謄本や抄本などの基になる文書をいいます。原本には通常、一定の法的効力が付与され、一般的に原本には作成者の署名捺印があります。

謄本（とうほん）

原本の内容を同一の文字符号により全部を写したもので、原本の内容を証明するために作られる書面のことをいいます。
例：戸籍謄本、登記簿謄本

正本（せいほん）

謄本の一形式ですが、特に権限のある者が原本に基づいて作成し、外部においては原本と同一の効果をもって通用するものをいいます。

抄本（しょうほん）

原本の一部を抜き写したもので、原本のうち必要な部分の証明のために作られる書面のことをいいます。
例：戸籍抄本、登記簿抄本

公文書の法的概念

行政文書

一般的な文書と区別される公文書は、公文書管理法第2条8項で「行政文書、法人文書、特定歴史公文書等」とされており、公文書としてこれらが挙げられているのは、この法律の対象が国の行政機関及び独立行政法人となっているからです。

そして、行政文書は、同第2条4項にて「行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう）であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているものをいう」と定義されています。ただし、次のものは除かれています。

1. 官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
2. 特定歴史公文書等
3. 政令で定める研究所その他の施設において、政令で定めるところにより、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別な管理がされているもの

法人文書

法人文書は、同第2条5項にて「独立行政法人等の役員又は職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、当該独立行政法人等の役員又は職員が組織的に用いるものとして、当該独立行政法人等が保有しているものをいう」と定義されています。
ただし、（行政文書と同様に）次のものは除かれています。

1. 官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

1. 特定歴史公文書等
2. 政令で定める博物館その他の施設において、政令で定めるところにより、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別な管理がされているもの

特定歴史公文書等

歴史公文書等は同第2条6項にて「歴史資料として重要な公文書」のことをいい、特定歴史公文書等は同第2条7項にて「国立公文書館等へ移管された歴史公文書等」のことをいいます。

公文書管理法における行政文書の定義は、先に制定された情報公開法における行政文書の定義をそのまま受け継いだものです。同様に、公文書管理法における法人文書の定義は、独立行政法人情報公開法の法人文書の定義と同じです。

まとめ

本記事では、文書や文書に関連するものの定義について、法的な概念があることを詳しく解説しました。