行政機関に関係する主な法令について

行政機関における取り組みは、我々国民ならびに企業・団体等に様々な形で影響を及ぼします。
本記事では、民間の企業・団体等の業務にも影響を与える、行政機関の文書管理に関係の深い、以下の法令について紹介します。なお、法令制定の意義や対象となる文書等については、以下のリンク先記事にて詳しく説明しています。

• 情報公開法「情報公開制度についてわかりやすく解説！」
• 公文書管理法「公文書管理法」「公文書管理法のぞれぞれの手続きについて解説」
• 特定秘密保護法「特定秘密保護法について詳しく解説！」「特定秘密保護法の課題点とは？」

「情報公開と文書管理は車の両輪」であると言われます。我が国では、1980年代から行政運営の状況についての「情報公開」を求める動きが活発となり、国の動きに先んじて地方自治体にて「情報公開条例」づくりが始まりました。そして、多くの自治体が情報公開条例を制定・施行した1999年に「情報公開法」（行政機関の保有する情報の公開に関する法律：2001年4月施行）が制定・公布されました。
しかし、当時は「情報公開」を支える「文書管理」についての法制化が進んでおらず、「文書不存在」という理由により適切な情報公開が行われないこともありました。

そうした状況の中、2009年に「公文書管理法」（公文書等の管理に関する法律：2011年4月施行）が制定され、国の法律として、ようやく「車の両輪」が揃いました。
しかしながら、公文書管理法が施行されて10年以上経過した今日においても、「公文書管理条例」を制定・施行している自治体は少なく、都道府県や市町村などの地方公共団体においては、行政運営の状況を説明するための制度化は道半ばと言えます。

国は、自国民に対する説明責任を果たさなければならないだけでなく、諸外国との間でも情報の公開と情報管理を徹底していなければなりません。諸外国との間で安全保障上の重要機密情報を共有するためには、確たる秘密保護のルールを整備し、「情報提供しても大丈夫」と信頼してもらうことが必要です。

そのために制定されたのが、「特定秘密保護法」（特定秘密の保護に関する法律：2014年12月施行）です。特定秘密保護法は、「我が国の安全保障（国の存立に関わる外部からの侵略等に対して国家及び国民の安全を保障することをいう。）に関する情報のうち特に秘匿することが必要であるものについて、その漏えいの防止を図り、もって我が国及び国民の安全の確保に資すること」（特定秘密保護法第1条）を目的としたものです。

電子化の推進に関係する主な法令について

インターネットの普及や記憶媒体の大容量化に伴い、官民を問わず情報の電子化が急速に進んでいます。電子化を推進する際には、人々の生活を便利で豊かなものに変える面だけでなく、振り込め詐欺などの犯罪やネットいじめなど、負の側面にも目を向けていかなければなりません。
電子化の推進に影響を与える、以下の法令について紹介します。

• 個人情報保護法「個人情報保護法について詳しく解説！」「行政機関個人情報保護法とは？個人情報保護法との違いを解説」
• マイナンバー法
• デジタル社会形成基本法

IT技術の進展によって、今日では官民を問わず大量の個人情報がコンピューター処理されるようになっています。
例えば、IT技術を駆使した個人情報の活用により、国は国民に対する行政サービスを、企業は消費者・顧客に対する様々なサービス（従業員に対するものを含む）を提供しています。こうした個人情報の活用が進むとともに、個人情報及びプライバシーという概念が世の中に広く認識されました。それに伴い、個人情報が悪用されるのではないかという不安も高まり、円滑な利用のための法整備が必要となってきました。

2003年5月に制定された「個人情報保護法」（個人情報の保護に関する法律：2005年4月全面施行）は、個人情報の利用者や消費者が安心できるように、企業や団体に個人情報の基本的なルール(「使用目的を説明する」、「目的外に勝手に使わない」、「情報が漏洩しないよう適切に保管する」など)を守ってもらった上で、有効に活用できるよう共通のルールを定めた法律です。個人情報保護法は、情報通信技術の発展や事業活動のグローバル化等の急速な環境変化を踏まえ、2015年に改正法が公布され、2017年から全面施行されています。

個人情報を有効活用するために導入されたのがマイナンバー制度です。マイナンバーとは、日本に住民票を有するすべての方（外国人の方も含まれます。）が持つ12桁の番号です。
マイナンバー法（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律：2013年5月制定）により、社会保障、税、災害対策の3つの分野をはじめ、金融分野や医療分野など、様々な分野で活用されるようになってきました。
また、2024年5月に、改正マイナンバー法が施行され、海外転出時でもマイナンバーカードの利用が可能となり、80種近い国家資格の行政手続きにも利用できるようになりました。

従来は、行政機関に対する申請手続ごとに多くの提出書類が必要となり、申請場所も違うため、行政手続は大変でした。マイナンバー制度の導入後は、マイナンバーを提示することで、必要な添付書類が減り、行政手続きの効率化が進められています。

情報通信技術の活用により世界的規模で生じている急激かつ大幅な社会経済構造の変化に対応し、高度情報通信ネットワーク社会の形成に関する施策を推進することを目的として制定されたのがIT基本法（高度情報通信ネットワーク社会形成基本法：2001年1月施行）です。

IT基本法により方向が示された我が国のIT戦略は、その後、サイバーセキュリティ基本法（2014年制定）、官民データ活用推進基本法（2016年制定）、デジタル手続法（2019年制定）とともに進められ、「デジタル化3原則」（デジタルファースト/ワンスオンリー/コネクテッド・ワンストップ）のもと、行政サービスの100％デジタル化に向かって「行政サービス改革」が推進されました。
なお、IT基本法はその後、時代の変化に伴い、2021年制定の「デジタル社会形成基本法」に引き継がれ廃止となりました。デジタル社会形成基本法は、データの利活用に重点を置いた内容となっています。

まとめ

現代の紙とデジタルが混在する「ハイブリッド環境」だからこそ、どちらの良さも活かしつつ、一貫したルールで管理する文書管理が求められます。また、プライバシー保護やセキュリティに関する法律が毎年のようにアップデートされており、企業だけでなく個人にとっても「法令への正しい理解」が最大の防御策になっています。

日本レコードマネジメントでは、文書管理の専門知識と豊富な経験を活かし、お客様のニーズに合った文書管理の体制を構築、提供いたします。お気軽にご相談ください。

本記事は、当社広報室にて発信しています。