1. 新入社員研修

組織文化として定着させる第一歩

新入社員（職員）が組織の目的やルールを理解し、統一的な方法で文書管理を行えるようにするため、新入社員研修の一環として文書管理に関する説明会や研修会を実施します。ここでは、文書管理の目的や概要、運用方法、実施項目などを学びます。

✅研修内容の例

1. 情報公開法や公文書管理法などの目的や概要

   ※一般企業でも「文書を正しく残すことの意義」を理解する上で有効です。

2. 組織の文書管理の目的や概要
3. 文書管理規程やルールの解説
4. 文書管理の手順や方法
5. 文書管理システムの機能

2. 管理職研修

部下に指導できるレベルの理解を身につける

管理職は文書管理の目的と意義をより深く理解し、部下に対して適切な指導を行う必要があります。
そのため、新入社員研修とは別に管理職向けの研修を実施します。

✅管理職研修で扱う内容

1. 主要な関係法令の概要
2. 組織の文書管理の目的
3. 文書管理の規則・ルール

部下に対して「なぜ文書管理が組織にとって重要なのか」文書管理の意義や重要性を理解させることが鍵となります。

3. 定期研修・説明会

問題点や変更点を継続的にフィードバック

文書管理の運用状況を定期的に点検し、問題が見つかった場合やルールが改正された場合には、説明会や研修会を開催し周知徹底を図ります。
また、点検で問題がなくルール変更もない場合でも、定期的に研修を行うことで社員の意識維持につながります。

特に重要なテーマ：個人情報・機密情報の取り扱い

特に個人情報や機密情報については、情報セキュリティ教育と組み合わせた研修が効果的です。たとえば、施錠機能のない什器に機密文書が保存されているケースなどは、個人情報や機密情報の厳正な管理が徹底されていないため、情報セキュリティ担当部門と協力して情報セキュリティ教育実施時に、個人情報や機密情報の取り扱い方法をしっかり周知していきます。

4. 文書削減キャンペーン

一斉見直しで現場スッキリ＆ルールも定着

文書が溢れ、ファイルが棚に二重に押し込まれてしまうような状況は、
ルールの不備だけでなく、

• 文書を共用書庫に移動し忘れた
• 不要文書を廃棄する時間がない

といった現場の事情に起因することも多いものです。
業務が忙しく文書整理が後回しになっていることもよくあります。

こうした状況には「文書削減キャンペーン」が有効です。組織全体あるいは部門内で保存文書の見直しを実施します。

✅キャンペーンの主な内容

1. 不要文書の廃棄
2. 利用頻度の低い文書の共用書庫への移動
3. 事務室内の文書量を適正水準まで削減

「文書削減キャンペーン」は、年1回（年度末または年度初め）、または年2回（上期・下期）など、一定期間を設定して実施します。
定期的に見直すことで文書の堆積を防止し、職場の生産性向上にもつながります。

まとめ

文書管理は制度やシステムだけでは機能せず、“人”が正しく理解し運用することで初めて効果を発揮します。
そのためには、新入社員研修・管理職研修・定期研修・キャンペーンによる啓発など、多層的で継続的な教育体制が必要です。
組織全体で文書管理レベルを底上げすることで、

• 不要文書の廃棄
• 利用頻度の低い文書の共用書庫への移動
• 事務室内の文書量を適正水準まで削減

など、さまざまなメリットが得られます。

日本レコードマネジメントでは情報管理コンサルティング事業を行っており、本記事で紹介した教育や研修のノウハウも豊富にあります。
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本記事は、当社広報室にて発信しています。