フォルダを使ったファイリング

フォルダとは何か

フォルダとは、厚紙を二つ折りにした、いわゆる紙ばさみ型のファイルです。
共通性や関連性のある文書をひとまとめにし、サイズが異なる文書でも一緒に管理できるのが特長です。
フォルダの山（見出し）にタイトルを書き、文書を挟んで立てて並べて使います。
フォルダは次のような長所があります。

• 検索性にすぐれている
• 利便性がよい
• 文書の見直しがしやすい
• 廃棄しやすい

フォルダを使う際の基本ルール

フォルダファイリングのポイントは以下のとおりです。

基本は挟むだけで使う

原則として文書に穴を開けて綴じることはせず、挟み込みで管理します。

新しい文書を一番上にする

発生時期が新しい文書を上に重ねて使います。

大きなサイズの文書の折り方に注意

A3などを折って挟む場合は、折り山を見出し側にします。
折り山を底側にすると、後から入れた文書が折った文書の間に入り、紛失の原因になります。

1フォルダの文書量は適正に保つ

A4で50～60枚程度が目安です。
多くなりすぎると、フォルダが破損したり、見出しが見えにくくなります。その場合は、フォルダを分けます。

スティックファスナーで文書を固定するケース

フォルダは文書を挟むだけなので、文書紛失のリスクを伴います。
例えば、

• 失くしてはいけない重要文書をフォルダで管理したい
• 発生量にばらつきがあるが、フォルダを使いたい

といった場合には、スティックファスナーを使うことを検討します。
スティックファスナーは、文書にパンチ穴を開け、フォルダに留めて使います。
差し替え時に手間はかかりますが、文書の保護を優先する場合に有効な方法です。

ボックスファイルを使ったファイリング

ボックスファイルを使う理由

フォルダをそのまま書庫や棚に並べると、倒れやすく、見た目も乱れがちです。
そこで使われるのがボックスファイルです。
ボックスファイルの特長は以下の通りです。

• 背見出しを正面に向けフォルダを立てて収納できる
• ほとんどの什器に対応できる
• ボックスファイルごと取り出せて使い勝手がよい

背見出しを活かした管理の工夫

ボックスファイルの背見出しには、タイトル以外にも情報を記載できます。
例えば、

• 文書の分類
• 保管場所
• 担当部署
• 保存期間

などを書いておくと、探しやすくなります。
また、背見出しの上部にカラーシールを貼って色分けすると、視覚的に判別しやすくなり、検索性が向上します。

移管・廃棄を意識した収納方法

ボックスファイルには、移管時期や廃棄時期が同じ文書をまとめて収納するのが基本です。
こうしておくことで、ボックスファイル単位で書庫への移管や廃棄ができます。
また、ボックスファイルごとダンボール箱に入れて移送できるため、文書やフォルダの紛失・破損防止にもつながります。

まとめ

現場で続けられるファイリングを。
紙文書の整理は、「きれいに並べること」よりも、探しやすく、使いやすく、処分しやすいことが重要です。
フォルダとボックスファイルの特長を理解し、文書の使い方や保存期間に合わせて使い分けて、無理のない文書管理を実現しましょう。

日本レコードマネジメントでは、紙文書整理のコンサルティング、ファイリング設計、保管、電子化、廃棄まで、幅広くサポートする「文書管理ソリューション」をご提供しています。

「今のやり方が合っているか分からない」「整理したいが手が回らない」
といった場合も、お気軽にご相談ください。

本記事は、当社広報室にて発信しています。