1. バーチカルファイリング

バーチカルファイリングは、フォルダに文書を入れて、カードのように立てて収納する方式です。色分けされた紙挟みにタイトルを記載し、さらにグループ毎に板（ガイド）で仕切って分類・整理します。
バーチカル（vertical）とは英語で「垂直の」という意味です。米国のレコードマネジメント管理手法なので、合理的かつ体系的です。
この方式は、文書やフォルダの増加や分類細分化に柔軟に対応できます。

バーチカルファイリングの長所

• 文書が入れやすく、差し替え・廃棄しやすい。
• 1件1フォルダで管理しやすい。
• 文書や分類の増加に柔軟に対応できる。
• 1フォルダに挟める枚数が60枚程度なので、細かい検索向き。
• フォルダの厚み以外は全部書類なので、スペース効率がよい。

バーチカルファイリングの短所

• 綴じないので文書が散逸・紛失しやすい。
• 維持には努力が必要。また、ファイリングクラークが必要。
• フォルダが破損しやすく、長期保存に不向き。
• 専用キャビネットが必要で初期コストが高い。

バーチカルファイリングが向いているケース

• 文書が比較的多い。
• 発生量にばらつきがある。
• 大規模ファイリングシステムが構築でき、ファイリングクラークを置く余裕がある。
• 全員がシステムをよく理解し、ルールを守ることができる。

2. ボックスファイリング

ボックスファイリングは、紙箱（ボックスファイル）の中にフォルダを立てて収納する方式です。ファイルボックスと名づけているメーカーもありますが、同じものです。
バーチカルファイリングの1件1冊の分類性と、バインダー方式の一覧性という両方の長所をうまく取り込んだ方式です。ボックスファイル毎に棚や引出に配列できるので、什器を選ぶことなく汎用性があります。

ボックスファイリングの長所

• 棚式・引出式どちらの什器でも使える。
• 分類基準を活かしてまとめられる。
• ボックスの背見出しに多くの情報を表示でき視認性が高い。
• ボックス単位で持ち運び可能。
• 文書の出し入れが簡単。
• フォルダの倒れやすい欠点をカバーできる。

ボックスファイリングの短所

• 文書量の増加を見込んだ余裕が必要で、スペース効率がやや劣る。
• 文書量が予想以上に増えると体系が崩れやすい。
• 時間が経つと背見出しと中身が合わないこともでてくる。

ボックスファイリングが向いているケース

• 文書発生量が比較的安定している。
• 分類が固定的。
• 出し入れが頻繁。
• 帳票・資料・カタログなど多種類を同時に扱える。

3. バインダー方式

バインダー方式は、厚型ファイルのバインダーや薄型のレターファイルなど、綴じつけ型のファイル用品を使って文書を整理する方法です。
一部官公庁では「簿冊方式」と呼ばれることもあります。

バインダー方式の長所

• 穴をあけて綴じるので、文書の順番が狂わず時系列の管理が容易。
• 文書の紛失が少ない。
• 頑丈で長持ち、長期保存に適している。
• 背ラベルが大きくタイトルが見やすい。

バインダー方式の短所

• 量に関係なくバインダーの厚み分のスペースが必要。
• 文書が雑多になりやすい。
• 文書が急増するとインデックスの併用が必須。
• 文書の出し入れや不要文書の廃棄が面倒。

バインダー方式が向いているケース

• 発注書・請求書など番号順に管理する文書
• 議事録・FAXなど時系列で整理する文書
• 規程やマニュアルなど参照頻度が高い文書
• 技術文書のように順番が重要な資料
• 電算出力帳票など大量の文書

まとめ

3つのファイリング方式について解説しました。
それぞれにメリット・デメリットがあり、どれが最適かは一概には言えません。
重要なのは自社の文書特性や目的、運用体制に最も適した方式を選ぶことです。
適切なファイリング方式を導入することで、検索性・業務効率は大きく向上します。

日本レコードマネジメントでは、文書管理に関する調査から適正な保管体制の構築、整理作業まで一貫したサポートを行う「文書管理サービス」を提供しています。
文書管理の見直しをご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください。

本記事は、当社広報室にて発信しています。