日本における電子化の状況

海外の先進国では電子文書に関する先進的な取り組みが始まっていますが、日本においては、まだ現状はそこまで進んでいません。なぜならば、国においても2011年にようやく公文書管理法が施行され、紙ベースの基本的な公文書管理の仕組み作りをガイドラインとして、定着させるための最中だからです。
近年、国は公文書の電子文書化による行政事務の効率化や国民の生活環境改善への寄与などを目的とする施策として、国の行政の電子文書化が加速して進められ、民間レベルでも、その対応が急がれる状況になっています。

しかし、電子文書には電子文書特有の課題があります。公文書管理法の基になった有識者会議の最終報告書「時を貫く記録としての公文書管理の在り方」（2008年11月）では、次のような点が問題点として取り上げられています。

1. 多くの文書が電子的に作成されているにもかかわらず、保存は依然として紙媒体中心に行われているため、ITを活用した業務の効率化が十分図られていない。
2. 電子的に作成された文書について、媒体、フォーマット、メタデータ等に関する長期保存のルールがなく、電子文書のまま国立公文書館への移管・保存が行われていない。
3. 電子文書の管理が属人的になりがちで必要な情報共有が進みにくい。
4. 現在の文書管理システムは府省毎に仕様が異なり利用が低調、文書管理システムと個別業務システムとの連携が不十分、霞ヶ関WANにおける電子文書交換システムの使い勝手が悪いなど、文書の保存、流通、利用の各場面において、電子文書の利便性、有用性が生かされていない。
   そして、解決の方向性は次のように整理されています。
5. 電子的に作成された文書が、各府省における保存・利用から国立公文書館へ移管され、長期的に保存・利用されるまでのライフサイクルを通じて、一貫して電子的に処理できるようにする。
6. 組織内の情報共有を進めるとともに、適正な情報管理を行うため、電子文書の管理・取扱ルールを確立・徹底するようにする。
7. 文書管理及びその他の業務を通じたITの活用（文書管理システムと個別業務システムの連携など）により、業務を一貫して電子的に処理できるようにする。
8. デジタルアーカイブ化をはじめとするITの活用等により、一般の国民や海外からの利用を強力に推進する。

ここで挙げられた問題点や解決の方向性は国の機関の例ですが、民間企業などにおいても共通する課題といえるでしょう。

まとめ

日本における電子化の状況について解説しました。問題や課題が解決され電子化の定着が進めば、より良い日本に、より良い企業になることでしょう。次回は、電子商取引について詳しく解説します。
日本レコードマネジメントでは、電子文書管理の専門知識と豊富な経験を活かし、お客様のニーズに合った電子文書管理の体制を構築、提供いたします。お気軽にお問い合わせください。