中間書庫システムとは

「中間書庫システム」とは行政機関で作成された記録のうち日常業務でほとんど使われなくなった（半現用段階の）公文書などを、保存期間満了前から「中間書庫」に移送して国立公文書館が集中管理することで、良好な環境下で保存して散逸を防ぎ、保存期間満了時の措置を評価・選別するためのシステムのことを言います。
この場合、文書の所有権は保存期間が満了するまでは、文書作成機関（行政機関）に残ります。また、あくまで現用文書なので情報公開請求には対応せねばなりません。一方、文書作成機関からみれば、半現用段階の文書の適切な管理が可能となり、保存スペースやコストの削減につながります。

受入対象文書

中間書庫へ受け入れる文書については、次のように国立公文書館中間書庫業務要綱で定められています。

1. レコードスケジュールにより保存期間満了時に移管の措置をとるべきことが定められている行政文書うち、保存期間10年以上で作成又は取得後5年以上経過し、中間書庫における保存が適切であると国立公文書館が判断するもの。
2. 業務の遂行に支障ない範囲で、レコードスケジュールが未だ定められていない行政文書のうち以下のもの。
• 保存期間10年以上で作成又は取得後5年以上経過している文書であって、将来移管の措置がとられる可能性が高く、中間書庫で保存すべき特段の事情があると国立公文書館が判断するもの
• 廃止された組織が作成又は取得した文書であって、将来移管の措置がとられる可能性が高く、中間書庫で保存すべき特段の事情あると国立公文書館が判断するもの

業務内容

国立公文書館では受入文書の保存及び管理のため、次のような業務を行っています。

1. 受託文書の中間書庫への運搬、排架
2. 受託文書の受領及び台帳の作成
3. 受託文書の保存期間満了時期の事前通知及び満了後の措置確認
4. 受託文書に関する委託者からのレファンスへの対応
5. 一時利用への対応

まとめ

本記事では、国立公文書館の業務の1つ「中間書庫」について詳しく説明しました。文書を集中管理することで、文書検索や取り扱いが効率化され、文書管理のコストを削減することができます。
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