電子メールには、固有の特性や問題点を踏まえた管理規則が必要です。
今回は管理規則の必要性について詳しく解説します。

電子メール管理規則の必要性

電子メールには、電子メール固有の特性の他にも組織的な電子メールの管理が難しいという運用上の問題があります。これは電子メールが従業員個々のパソコンによって操作されるため、電子メールも個人管理になりやすいからです。そのため、官民いずれの組織においても、これらの特性や問題点を踏まえた電子メールの管理規則が必要となってきます。つまり、ウイルスなどのセキュリティ対策としての電子メール管理だけでなく、あくまでも文書管理の一貫としての電子メール管理規則が必要なのです。

記録管理が発達したアメリカにおいても、電子メールの管理は記録管理最大のテーマだと言われています（アメリカの記録管理コンサルタント、デイビット・スティーブンスのセミナー [2010/10] より）。日本では、殆どの組織がこのような電子メール管理規則を持っていないのが現状です。これは、訴訟対策含め、組織のリスク管理や情報管理上からも、改善が必要な大きな課題といえます。

一方、行政機関（独立行政法人含む）においては、電子メールは基本的に情報公開法の請求対象になっているため、その管理方策が重要になります。その場合、まず電子メールを請求対象となる“組織共用文書”と、対象にならない“個人文書”とに分類することが必須となります。いずれにしても電子メールを請求されて慌てないように、各行政機関には分類体系ルールを含む電子メールの管理規則の設定が望まれます。地方自治体の情報公開条例も電子文書を対象に取り入れるところが増えていますので、同様の対策が求められるでしょう。

まとめ

電子メール管理規則の必要性についてまとめましたが、電子メールについてさらに詳しく知りたい方は大量の電子メールをしっかり管理するには？をご覧ください。

また、電子メールを含む電子文書管理については、国の機関や自治体をはじめとする業界トップクラスの企業を含む550社以上への取引実績を持つレコードマネジメント（記録情報管理）のパイオニア企業、日本レコードマネジメントへお気軽にお問い合わせください。