検索システムにUI整備は必須

メタデータ検索、全文検索のいずれのシステムも、利用者向けに検索条件の入力画面や検索結果の表示画面（ユーザーインターフェース）を用意するのが一般的です。メタデータ検索のシステム基盤であるRDB（リレーショナルデータベース）や全文検索エンジンを直接利用するには専門的な知識や技術が必要なため、ユーザーインターフェースの整備は必須と言えるでしょう。
なお、メタデータ検索、全文検索については、以下のリンク先記事にて詳しく説明しています。

• メタデータ検索「メタデータに含めるべき情報とは？」
• 全文検索「情報検索とは？全文検索について解説します」

メタデータ検索の条件入力画面の設計

メタデータ検索の条件入力画面の設計について説明します。
まず、以下の検索画面のように、検索対象となりうるメタデータの項目（フィールド）ごとに入力欄を設けた画面を提供することが考えられます。この際、機関外に提供するシステムでは、必ずしもRDBに含まれている全てのフィールドを検索対象にする必要はなく、例えば機関内部で業務管理に用いるための項目（図書であれば財産区分）などは検索対象から外します。

画面出典：国立国会図書館サーチ（NDLサーチ）

ここでは複数の入力欄を設けていますが、サーチエンジンの普及に伴い、現在ではむしろ、メタデータ入力画面においてもサーチエンジンの検索画面と類似した1つの検索入力欄だけを提示するシステムが増えています。その場合は、利用者が入力したキーワードを、システムが複数のフィールドを対象に検索するよう設定する必要があります。
サーチエンジンを使っている全文検索の場合は、フィールドを分ける必要がないため、GoogleやYahooなどのサーチエンジンでは、この形式での画面提供が一般的です。検索システムによってはメタデータ検索と全文検索の双方を提供していることもありますが、両者を一つの画面で提供している（例：メタデータ検索用のタイトル入力欄と全文検索用の入力欄を設けて、「『タイトル』に『東京』の文字が入っていて本文中に『井の頭公園』が出て来る文書を検索できるようにする」など）ことは稀です。

2000年代半ば頃までよく用いられていたのは、利用者が、「検索式」を作成して入力する「コマンド検索方式」です。「検索式」とは、どのフィールドをどういったキーワードで検索するかを指定する式のことです。この方式では、様々な検索機能を組み合わせることで、非常に細かい検索を行うことができます。
詳細な検索条件を指定できることから、科学技術分野のデータベースでは現在でも用いられる場合が多い反面、検索式の構築には専門知識が必要で、慣れないうちは思うような検索ができない場合もあるため、コマンド検索のユーザーインターフェースを設けないシステムも増えています。また、コマンド検索のユーザーインターフェースを設ける場合でも、式の作成を手助けするユーザーインターフェースも付されているものが大半です。

検索システムのユーザーインターフェースを設計する場合は、利用される場面を考えてそのニーズに合致したものにする必要があります。
近年の調査では、多くの利用者はサーチエンジンの検索画面と類似した1つの検索入力欄だけを提示するシステム画面を好み、高度な検索をしたい専門家などの利用者はメタデータの項目ごとに入力欄を設けた画面や、検索式を作成して入力する「コマンド検索方式」を使う場合が多くなっており、両方の画面を設け、利用者が選択できるようにすることも行われています。

まとめ

国立国会図書館の統合検索プラットフォーム「NDLサーチ」は、膨大な資料から目的の情報を効率的に探し出すため、段階的な絞り込みと直感的なユーザーインターフェースデザインを重視した画面設計が特徴です。

検索画面の設計をはじめ、使いやすいシステム構築には「文書管理の体系化」が欠かせません。
日本レコードマネジメントでは、文書管理の専門知識と豊富な経験を活かし、お客様のニーズに最適な文書管理体制の構築から運用までトータルで提供いたします。お気軽にご相談ください。

本記事は、当社広報室にて発信しています。