文書の種類と廃棄の基本方針

文書は大きく分けて以下の2種類です。

• 一般文書：公開情報（WEBサイト情報）や広報資料など
• 機密文書：営業秘密、技術情報、経営情報など重要情報を含むもの

組織で扱う情報の多くは重要情報を含むため、積極的に公開している情報を除き「機密文書」として廃棄を検討します。機密文書の場合は、情報流出や漏えいを防ぐため、厳密な廃棄処理が必要です。

廃棄業者の選び方

機密文書を安全に廃棄するためには、専門業者の選定が重要です。選定時には以下のポイントを確認しましょう。

• 施設設備のセキュリティ対策状況
• 認証取得状況（プライバシーマーク、ISO9001、ISO14001など）
• 社員教育体制や関連資格取得の有無

これらを総合的に評価し、安全性と専門性の高い業者を選びましょう。

法令遵守と環境への配慮も忘れずに

廃棄の際は、環境基本法やリサイクル法などの関連法令に準拠した適正処理が求められます。一般文書・機密文書を問わず、法令遵守と環境配慮を徹底することが組織の社会的責任です。

まとめ

日本レコードマネジメントでは、機密廃棄/リサイクルサービスを提供しています。保管から廃棄まで、一貫してセキュアな体制で対応。開封せずに処理できる溶解廃棄や、証明書の発行により、情報漏えいリスクを徹底的に排除します。コンプライアンス対応も万全にサポート。まずはお気軽にご相談ください！

本記事は、当社広報室にて発信しています。