テレワークとは

テレワークとは、会社に出社せず自宅で勤務する「在宅勤務」を指すことが多いですが、具体的には何を意味するのでしょうか？
ここでは、テレワークの定義やメリット・デメリットを説明します。

• そもそもテレワークとは？
• テレワークのメリット
• テレワークの課題

順を追って解説します。

そもそもテレワークとは？

厚生労働省では、テレワークを次のとおり定義しています。
"テレワークとは、「ICT（情報通信技術）を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」です。"
つまり、情報通信技術を活用したリモートワークを意味します。
また、厚生労働省の定義によると、テレワークには次の3つの形態があり、この3つを総称して「テレワーク」と定義しています。

• 在宅勤務
• モバイルワーク
• サテライトオフィス勤務（施設利用型勤務）

在宅勤務

所属するオフィスに出社せず、自宅を就業場所とする勤務形態です。
一日中の全ての業務を自宅の執務環境で行います。従業員は、通勤時間が不要なため、ワークライフバランスの向上を図ることが可能です。

モバイルワーク

交通機関での移動中やカフェ、顧客先などを就業場所とする勤務形態です。
営業職など、頻繁に外出する勤務形態の場合、わざわざオフィスに戻って仕事をすることがありません。さまざまな場所で業務を行うことで、生産性の向上を図ることができます。

サテライトオフィス勤務（施設利用型勤務）

所属するオフィス以外のオフィス、あるいはリモートワーク用の施設を就業場所とする勤務形態です。
会社が職住接近の環境を確保するため、遊休施設などを利用して、リモートワーク用の施設を設ける、あるいは従業員が顧客先に近いリモートワーク施設を活用します。
こうして移動時間を削減することで、業務効率化や多様な人材を活用できる効果もあります。
（※引用・参考）厚生労働省：「テレワークとは | 働き方・休み方改善ポータルサイト」

テレワークのメリットや課題、働き方改革との関係性

働き方改革を生み出すテレワーク。
ここでは、テレワークのメリットなどについて、次のとおり解説します。

• テレワークのメリット
• テレワークの課題
• テレワークと働き方改革の関係性

順を追って説明します。

テレワークのメリット

テレワークには、企業と従業員の双方にメリットがあります。ここでは、厚生労働省が解説している企業と従業員のメリットを見ていきます。

企業のメリット

厚生労働省があげている企業のメリットは次のとおりです。

• 優秀な人材の確保や雇用継続につながった
• 資料の電子化や業務改善の機会となった
• 通勤費やオフィス維持費を削減できた
• 非常時でも事業を継続でき、早期復旧もしやすかった
• 顧客との連携強化、従業員の連携強化になった
• 離職率が改善し、従業員の定着率向上が図れた
• 企業のブランドやイメージを向上させることができた

テレワークは、従業員のワークライフバランスを向上できる効果から、人材の確保や離職防止、ブランドイメージの向上などの効果をもたらします。
また、通勤が不要なため、通勤費を削減できるほか、パンデミックでも事業継続が可能です。

従業員のメリット

厚生労働省があげている従業員のメリットは次のとおりです。

• 家族と過ごす時間や趣味の時間が増えた
• 集中力が増して、仕事の効率が良くなった
• 自律的に仕事を進めることができる能力が強化された
• 職場と密に連携を図るようになり、これまで以上に信頼感が強くなった
• 仕事の満足度が上がり、仕事に対する意欲が増した

ワークライフバランスの向上が図れるため、家庭としごとの両方を充実させることができます。育児や介護をする従業員にとっても、大きなメリットになるでしょう。
また、オフィス外での就業となるため、自己管理能力の引き上げ効果も期待できます。

テレワークの課題

テレワークは、企業と従業員に多くのメリットをもたらしますが、課題もあります。
主に、次のことがあげられます。

• 労働時間管理の把握
• 長時間労働の防止策や中抜け時間の取り扱い
• メンタル面など安全衛生の確保
• セキュリティの確保

テレワークは、従業員がオフィス外で上司の目を離れて就業するため、労働時間の把握や安全衛生などに、特段の管理をする必要があります。
とくに重要な課題は、セキュリティの確保です。紙での業務が中心の場合、重要情報を自宅に持ち運ぶことは、情報漏えいリスクがあるため、ペーパーレス化が必要でしょう。
従業員からオフィスの情報にアクセスする場合、情報通信にセキュリティが確保されていることが必須です。
（※引用・参考）厚生労働省：「テレワーク推進の効果 | 働き方・休み方改善ポータルサイト」

テレワークと働き方改革の関係性

テレワークはここまで説明してきたように、ワークライフバランス向上のさまざまな効果があります。
この効果が働き方改革を生み出していますが、そもそも、働き方改革とテレワークはどのような関係があるのでしょうか？

通勤時間を減らせる

テレワークにより、通勤時間を減らせることは従業員にとって大きなメリットです。
家族や趣味などのライフを充実させることができます。完全な在宅勤務であれば、通勤時間をなくすことができ、自分の住みたい地域に生活の拠点を置くことも可能です。

柔軟な働き方ができる

通勤時間をなくすことで、従業員の柔軟な働き方を提供することが可能です。
とくに、育児や介護を担う従業員にとっては、テレワークは、ワークライフバランスを向上させる有効な手段です。柔軟性をもって育児や介護にあたることができ、離職防止にも効果があります。

テレワークの環境を整えることが働き方改革につながる

テレワークは、情報漏えい防止の観点から、ペーパーレス化が求められます。
ペーパーレス化によって、脱ハンコや電子化による効率化が進み、業務改善の取り組みが加速化します。資料作りなど個人で取り組みたい仕事の場合、集中して仕事ができるといった効果もあります。
テレワーク環境を整えることも、働き方改革につながるのです。

必見！「テレワークではじめる働き方改革」 | 厚生労働省

テレワークが働き方改革を生み出す効果があることを説明してきました。
ここでは、テレワークで働き方改革を進める企業に必見の「テレワークではじめる働き方改革（以下、「冊子）」のポイントについて、次のとおり説明していきます。

• 知っておきたいポイント1（テレワークのルールづくり）
• 知っておきたいポイント2（ICT環境づくり）
• 知っておきたいポイント3（セキュリティ対策）

順を追って解説します。

知っておきたいポイント1（テレワークのルールづくり）

テレワークは、テレワークの実施範囲、労務管理方法、導入のための教育・研修など、決めなければならないことが多くあります。
モノづくりに直接関わる現場部門では、職務の特性上、テレワークは実施できないなど、職務ごとにテレワークの実施可否や可能頻度が異なります。
テレワークは、オフィス外の勤務であることから、労務管理方法にも環境構築やルールが必要です。
こうしたテレワークのルールづくりについて、冊子では、次をポイントにあげています。

• テレワークの対象範囲や対象者の範囲を決定する
• テレワークを導入する場合には、就業規則などにテレワーク勤務に関する規定を定めておく必要がある
• テレワーク利用者とオフィス勤務者が連携しやすいように、コミュニケーションの方法などについて取り決める
• 導入に当たっての教育・研修をテレワーク利用者だけでなく、上司・同僚にも行う。実施目的などについての認識を共有するとともに、テレワーク実施時の不安や疑問を解消する

テレワーク対象者の人事評価方法なども検討事項となりますが、ポイントを押さえたテレワークのルールをつくりましょう。

知っておきたいポイント2（ICT環境づくり）

テレワークを導入するには、テレワークのためのICT環境を整えることが必須です。
現在の自社環境にあわせて、自社に最適なICT環境を検討します。冊子では、次のとおり解説されています。

• テレワーク環境の選択
• 各種ツール

順を追って説明します。

テレワーク環境の選択

利用対象者や業務内容、テレワーク形態を踏まえて、テレワーク環境を選択します。テレワーク環境は、主に次の4つの方式があげられます。

• リモートデスクトップ方式
• 仮想デスクトップ方式
• クラウド型アプリ方式
• 会社PCの持ち帰り方式

【リモートデスクトップ方式】
オフィスのPCをオフィス外のPCやタブレットから遠隔操作できる方式です。
遠隔操作の仕組みであることから、情報漏洩が起きにくいことが大きなメリットです。ただし、リモート接続中は、オフィスPCの電源を立ち上げておく必要があります。

【仮想デスクトップ方式】
サーバーから提供される仮想デスクトップに、手元のPCから接続する方式です。
サーバー上の仮想デスクトップを操作するため、情報漏えいリスクも万全な方式です。ただし、仮想デスクトップサーバーやVPN装置の環境構築が必要となります。

【クラウド型アプリ方式】
インターネット上のクラウド型アプリを利用する方式です。
給与や人事など各種業務システムや、Googleドキュメントやスプレッドシートなどのクラウド型アプリが例にあげられます。データはクラウド上に保存されますので、BCP対策に有効です。
ただし、業務システムがクラウドに対応していない場合、業務システムを入れ替えなければ対応できません。Excelでマクロを組んでいるといった場合、容易に移管できない可能性もあるでしょう。

【会社PCの持ち帰り方式】
会社のPCを持ち帰り、主にVPN通信で業務を行う方式です。
PC紛失などによる情報漏えい対策が必要なほか、従業員への教育を徹底する必要があります。セキュリティ上、会社が用意するVPN等の通信方式で通信を行うため、私的利用の制限などの管理・ルールも必要です。

各種ツール

テレワーク環境を整えるには、通信環境やPCのほか、各種ツールも不可欠です。ここでは、テレワークに最適な各種ツールを次のとおり紹介します。

• コミュニケーションツール
• 労務管理ツール
• 情報共有ツール

【コミュニケーションツール】
テレワーク実施者と職場の従業員をつなぐコミュニケーションツールは、テレワークに不可欠です。
基本的には、eメールなど現在利用しているツールの継続利用がベースとなりますが、テレワーク環境下でもコミュニケーションを活発にするには、チャットツールを活用することも有効です。チャットツールであれば、気軽にコミュニケーションができ、簡潔なやり取りを可能にします。
ときには音声通話も必要ですが、携帯電話を支給されていない従業員には、インターネット電話を活用することも考えられます。複数人のコミュニケーションであれば、ZoomやGoogle Meetなどの会議ツールを活用しましょう。

【労務管理ツール】
勤怠管理ツールなどにより、テレワークの出退勤や業務スケジュール報告など、テレワークならではの労務管理が必要となります。
出退勤の時間や業務スケジュール報告などについて、eメールで行うこともできますが、在席状況などを含めたプレゼンス管理ツールで実施することも考えられます。
スケジュール管理については、Googleスプレッドシートやスケジュール管理ツールなどのクラウドツールで行うことも可能です。

【情報共有ツール】
テレワークは、さまざまな場所からセキュアな環境で、従業員に情報共有する仕組みが必要です。
Googleスプレッドシートやドキュメントなどのクラウドツールを活用することで、情報共有のみならず、共同作業も実現できます。
グループウェアを活用すれば、電子掲示板やスケジュール、ワークフロー管理など、業務効率を劇的に向上させることも可能です。
情報共有ツールを導入することで、快適なテレワーク環境を整備でき、働き方改革の加速化につなげることができるでしょう。

知っておきたいポイント3（セキュリティ対策）

テレワーク環境づくりに欠かせないセキュリティ対策。
ここでは、テレワークに必要なセキュリティ対策を次のとおり紹介します。

• 人為的なセキュリティ確保
• 技術的なセキュリティ確保

人為的なセキュリティ確保

セキュリティポリシーやルールの策定が必要です。
セキュリティポリシーは、オンラインアクセスの制限やPCやデータの持ち出し方法など、テレワークに関するポリシーの作成を指します。
ルールは、通信手段やテレワーク時の施錠管理、やむ得ない場合の書類持ち出し管理など、具体的なルールを策定します。
遵守すべきことのルールを定めるだけでなく、情報システム部門による定期的なセキュリティチェックなどのルールを盛り込むことも重要でしょう。

技術的なセキュリティ確保

テレワークには、選択したテレワーク環境に適したログイン認証やウイルス対策、必要に応じたHDDの暗号化など、技術的なセキュリティ確保が必須です。
とくに、一定のルールのもと、セキュリティ対策の上で、有効な利活用と共有化を可能にする情報資産管理が、テレワークを成功に導く重要なカギとなります。

NRMレコードマネジメントグループでは、情報資産管理のノウハウを強みに、顧客のペーパーレスワークスタイルへの転換を強力にサポートします。
（※参考）必見！「テレワークではじめる働き方改革」 | 厚生労働省

（※参考）厚生労働省：「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」

 

紙と電子データを統合的に管理する必要性

紙・電子文書を統合管理する必要性

テレワークによる働き方改革には、ペーパーレス化推進をすることが大前提です。しかし、単に従来の紙文書を電子化するだけではDX時代の文書管理に対応できません。
ICTの技術革新やDXの流れから、顧客要求の高度化に対応するには、電子化した紙データや既存の電子情報など、統合的に管理することが求められるでしょう。

NRMグループの統合文書管理システム（IRMS）

NRMグループでは、紙文書から電子文書まで統合管理・横断検索が可能な「統合文書管理システム（IRMS）を提供しています。
紙文書でスキャンした情報をAIサポートシステムによって、統合管理・横断検索を可能にしています。AIが独自学習した辞書に加え、業務に精通したスペシャリスト監修の辞書により、強力なサポートを実現しています。
NRMグループの統合文書管理システムに興味がある方は、ぜひ、次のサイトをご覧ください。
（※参考）NRM 日本レコードマネジメント株式会社：『「統合文書情報管理システムIRMS」が電気新聞で紹介されました』

まとめ

本記事では、テレワークが生み出す働き方改革について、概要やメリット、厚生労働省の冊子内容のほか、紙と電子データを統合管理する必要性について解説しました。
テレワークは、働き方改革の加速化を可能にする重要な取り組みですが、ルールの策定や最適なテレワーク環境を整えることが重要です。
また、情報を安全に利活用するとともに、紙と電子データを統合管理する仕組みを構築することが成功のカギです。
本記事を参考に、最適なテレワーク環境を構築しましょう。